E-Rechnung: Was ist das, wer braucht sie und wie geht es?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die sich automatisch verarbeiten lässt (§ 14 UStG). Zwischen inländischen Unternehmen ist sie Pflicht: Empfangen müssen Sie sie seit dem 1. Januar 2025, ausstellen ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) oder ab 2028. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Das Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung in § 14 Abs. 1 UStG. Danach ist es eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Jede andere Rechnung, auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, heißt dort „sonstige Rechnung“.
In der Praxis ist eine E-Rechnung eine XML-Datei. Jede Angabe steht in einem eigenen Datenfeld, zum Beispiel Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Anschriften. Ein Programm liest diese Felder direkt ein. Menschen lesen die Datei mit einem Viewer. Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einem PDF, das wie eine gewohnte Rechnung aussieht.
Das Format ist nicht frei wählbar. Es muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Welche Formate das sind, steht unter E-Rechnung Format, die Norm erklärt EN 16931.
Was keine E-Rechnung ist
- eine PDF-Datei ohne eingebettete Rechnungsdaten,
- ein Scan oder Foto einer Papierrechnung,
- eine Bilddatei (zum Beispiel .jpeg oder .tif) oder eine Word-Datei (.docx),
- eine E-Mail, in deren Text die Rechnungsangaben stehen.
Das BMF zählt PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien und E-Mails zu den sonstigen Rechnungen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 7). Die Bundesverwaltung begründet das so: Eine bildhafte Darstellung ermöglicht keine automatische Verarbeitung, die Daten müssen von Hand oder per Texterkennung übernommen werden (e-rechnung-bund.de). Eine sonstige Rechnung bleibt nur dort erlaubt, wo das Gesetz es vorsieht, etwa in den Übergangsfristen oder bei Kleinbetragsrechnungen.
Wer muss E-Rechnungen empfangen und ausstellen?
Die Pflicht gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Entscheidend ist also, wo ein Unternehmen ansässig ist.
| Wer oder welcher Fall | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| Inländisches Unternehmen, Leistung an ein anderes inländisches Unternehmen | Pflicht seit 1. Januar 2025 | Übergangsfrist bis 31. Dezember 2026. Ab 1. Januar 2027 Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG) |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Pflicht seit 1. Januar 2025 | Eine sonstige Rechnung ist immer erlaubt (§ 34a UStDV) |
| Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag | Eine E-Rechnung nur mit Ihrer Zustimmung (BMF-Schreiben, Rn. 22) | Eine sonstige Rechnung ist immer erlaubt (§ 33 UStDV) |
| Privatperson als Kunde oder Kunde im Ausland | nicht betroffen | nicht betroffen |
| Öffentlicher Auftraggeber als Kunde | Zusätzlich gelten eigene Regeln, für den Bund die E-Rechnungsverordnung. Siehe E-Rechnung an den Bund. | |
Zum Empfangen genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein. Eine Übergangsfrist gibt es für den Empfang nicht (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 40 und 62). Die Regeln gelten auch, wenn der Empfänger Kleinunternehmer ist (Rn. 17).
Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG nennt für jede Frist zwei Bedingungen: Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 oder bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt werden, und der Umsatz muss im jeweils genannten Zeitraum ausgeführt worden sein. Umstritten ist, wie es sich verhält, wenn eine Leistung aus 2026 erst 2027 in Rechnung gestellt wird (Haufe). Klären Sie solche Fälle mit Ihrem Steuerberater. Alle Fristen und Ausnahmen erklärt E-Rechnung Pflicht, die Vorbereitung auf den 1. Januar 2027 E-Rechnung ab 2027.
Welche Formate zählen als E-Rechnung?
| Format | Aufbau | Zählt als E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML (UBL oder CII) | Ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | PDF/A-3 mit eingebetteter XML | Ja, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL |
| Factur-X, Peppol BIS Billing, andere EN-16931-Formate | XML, teils hybrid | Ja, wenn sie der EN 16931 entsprechen |
| Normales PDF, Scan, Bild, Word-Datei | Abbild ohne Datenfelder | Nein, sonstige Rechnung |
Die Angaben zu XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS Billing stehen im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 25 und 26. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich, nicht der Bildteil (Rn. 31). Welches der zulässigen Formate Sie verwenden, ist eine Frage zwischen den Vertragsparteien (Rn. 27). Eine Entscheidungshilfe bietet XRechnung oder ZUGFeRD.
So gehen Sie vor
- Empfang sicherstellen. Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten E-Rechnungen senden, und prüfen Sie dieses Postfach regelmäßig.
- Eingehende Dateien lesen und prüfen. Öffnen Sie XML-Rechnungen im XRechnung-Viewer. Prüfen Sie Dateien mit dem E-Rechnung-Prüfer.
- Ausstellen vorbereiten. Fragen Sie den Hersteller Ihrer Rechnungssoftware, welche Formate sie ausgibt. Ohne passende Software erzeugen Sie ein ZUGFeRD-PDF mit dem Rechnungsformular oder wandeln ein vorhandenes PDF mit PDF in ZUGFeRD umwandeln.
- Aufbewahren. Bewahren Sie die XML-Datei im Original auf, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Mehr dazu unter E-Rechnung archivieren.
Eine Prüfung der Datei ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das BMF empfiehlt sie, und ein Unternehmer darf sich bei der gebotenen Sorgfalt auf das Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen. Den Prüfbericht sollten Sie aufbewahren (so zitiert das FeRD das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a). Laut der Zusammenfassung von Haufe zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ist die Validierung ein Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Gültigkeit der Rechnung. Ein Prüffehler wirkt sich umsatzsteuerlich nur aus, wenn er eine Pflichtangabe betrifft.
Kostenlose Werkzeuge auf dieser Seite
| Aufgabe | Werkzeug | Was es kann und was nicht |
|---|---|---|
| Datei prüfen | E-Rechnung prüfen | XRechnung (UBL, CII) und ZUGFeRD-PDF gegen XML-Schema, EN 16931 (Schematron 1.3.16) und XRechnung 3.0.2 (Schematron 2.6.0). Jeder Fehler mit Regel-ID und Erklärung. Bis 10 MB. |
| XML lesen | XRechnung Viewer | Stellt XML-Rechnungen mit den offiziellen Stylesheets der KoSIT lesbar dar. Die Ansicht ersetzt nicht die XML-Datei. |
| Rechnung erstellen | ZUGFeRD-Rechnung erstellen | Formular zu ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931, nur Rechnungen (Typ 380). Keine XRechnung, daher nicht für Behörden gedacht. |
| PDF umwandeln | PDF in ZUGFeRD umwandeln | Bettet erzeugte XML in Ihr PDF ein. Das PDF wird nicht ausgelesen, Sie tragen die Daten ein. |
| Leitweg-ID prüfen | Leitweg-ID | Prüft Aufbau und Prüfziffer. Ob die ID vergeben ist, kann das Werkzeug nicht prüfen. |
Alle Ratgeber im Überblick
- E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025, 2027 und 2028, Ausnahmen
- E-Rechnung ab 2027: die 800.000-Euro-Grenze und eine Checkliste
- E-Rechnung Format: erlaubte und nicht erlaubte Formate
- XRechnung und ZUGFeRD: die beiden verbreiteten deutschen Formate, dazu der Vergleich
- EN 16931 und Peppol: Norm und Übertragungsnetzwerk
- E-Rechnung empfangen und E-Rechnung archivieren
- Kleinunternehmer, Vermieter und Vereine
- E-Rechnung an den Bund, Leitweg-ID und E-Rechnung in Österreich
- E-Rechnung Software kostenlos und E-Rechnung mit Ihrer Software
- Fehlercodes und Beispiele: Regel-ID suchen, Musterdateien herunterladen
Quellen
Stand: . Rechtliche Angaben bitte vor Entscheidungen bei Steuerberatung oder Finanzamt prüfen. Dies ist keine Steuerberatung. Die Randnummern (Rn.) stammen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Die Schreiben vom 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026 wurden für diese Seite nicht im Original gelesen. Zum Schreiben von 2026 liegt nur die Zusammenfassung von Haufe vor.
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
- § 27 UStG, Absatz 38 (Übergangsregelung E-Rechnung), gesetze-im-internet.de
- § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge), gesetze-im-internet.de
- § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern), gesetze-im-internet.de
- § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur obligatorischen E-Rechnung (Kopie beim FeRD, PDF)
- BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung, Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (PDF)
- Haufe: BMF, Ergänzende Regelungen zur E-Rechnung (Zusammenfassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026, Sekundärquelle)
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung: Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung
- FeRD: Zu ZUGFeRD (FAQ, Stand 7. September 2026)
- KoSIT / XEinkauf: Standard XRechnung
- FeRD: Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten als strukturierte Felder (XML), die ein Programm direkt einliest. Eine PDF-Rechnung ist nur ein Abbild der Rechnung. Daten daraus müssen von Hand oder per Texterkennung übernommen werden. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD: Das PDF enthält dort zusätzlich eine XML-Datei mit den Daten.
Reicht ein PDF per E-Mail noch aus?
Nur übergangsweise. Nach § 27 Abs. 38 UStG darf eine Rechnung für einen 2025 oder 2026 ausgeführten Umsatz bis Ende 2026 noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF übermittelt werden. Für einen 2027 ausgeführten Umsatz gilt das bis Ende 2027 nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Für ab 2028 ausgeführte Umsätze gilt die Pflicht für alle.
Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja. Für das Empfangen gibt es keine Übergangsfrist. Laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 40 und 62).
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Bei XRechnung ist es eine XML-Datei, die ohne Programm kaum lesbar ist. Bei ZUGFeRD ist es ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ein Viewer zeigt die XML als normale Rechnung an. Offizielle Beispieldateien finden Sie unter Beispiele.
Was kostet eine E-Rechnung?
Die Formate selbst sind kostenfrei verfügbar, laut FeRD gilt das für ZUGFeRD, laut KoSIT für XRechnung. Kosten entstehen durch die Software, die Rechnungen erzeugt, versendet oder verarbeitet. Prüfen, lesen und ein ZUGFeRD-PDF erstellen können Sie auf dieser Seite kostenlos.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre (§ 14b UStG). Die XML-Datei ist der strukturierte Teil der Rechnung und muss in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 60). Eine reine Ansicht oder ein ausgedrucktes PDF ersetzt sie nicht.