ZUGFeRD: Profile, Versionen und PDF/A-3 einfach erklärt

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Ein PDF/A-3 zeigt die Rechnung, eine eingebettete XML-Datei trägt die Daten und ist maßgeblich. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Das FeRD empfiehlt für EU-konforme Rechnungen das Profil EN 16931.

Aufbau: PDF/A-3 mit eingebetteter XML

ZUGFeRD verbindet zwei Teile in einer Datei. Der Sichtteil ist ein PDF/A-3, eine PDF-Version für die Langzeitarchivierung (ISO 19005-3). Darin steckt die Rechnung als XML in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Pro PDF ist nur ein Rechnungsdatendokument erlaubt, das FeRD nennt die Dateinamen factur-x.xml und xrechnung.xml (FeRD-FAQ). Unser ZUGFeRD-Validator sucht außerdem nach zugferd-invoice.xml.

Welcher Teil gilt?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die eingebettete XML die Rechnung. Das PDF dient dem Lesen. Bei Abweichungen gehen die Daten des strukturierten Teils vor, bis Ende 2024 war es umgekehrt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 31; FeRD-FAQ). Der Bildteil darf deshalb keine anderen Angaben enthalten als die XML. Zeigt er andere Angaben, kann er als weitere Rechnung gelten, und einen Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil (Rn. 32).

Zum PDF/A-Standard sagt das FeRD: Ist die XML gültig und lässt sich aus dem PDF herausholen, ist es eine gültige E-Rechnung. Technische PDF/A-Fehler sind dann nur eine Warnung. Der Empfänger kann eine korrigierte Datei anfordern.

Die Profile im Überblick

Das FeRD unterscheidet fünf Datenprofile und das Referenzprofil XRECHNUNG. Die Profile unterscheiden sich im Umfang der Daten.

Profil	Inhalt	Zählt als E-Rechnung?	Empfang beim Käufer (laut FeRD)
MINIMUM	Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag, Gesamtsteuer. Keine Steueraufschlüsselung, keine Positionen. Eine Buchungshilfe.	Nein	nicht zutreffend
BASIC WL	Alle Daten auf Dokumentebene für die Buchung, aber ohne Rechnungspositionen.	Nein	nicht zutreffend
BASIC	Untermenge der EN 16931 für einfache Rechnungen.	Ja	bilaterale Vereinbarung
EN 16931 (COMFORT)	Bildet die EN 16931-1 vollständig ab.	Ja	Pflicht
EXTENDED	Erweiterung der EN 16931 für komplexere Abläufe. „Extended“ heißt nicht „außerhalb der EN 16931“.	Ja	bilaterale Vereinbarung, vorher abstimmen
XRECHNUNG (Referenzprofil)	Bindet eine XML nach dem Standard XRechnung in das PDF ein. Nur die Syntax CII ist zulässig.	Ja	Pflicht

Die Einstufung als E-Rechnung folgt dem BMF: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die Anforderungen, ausgenommen MINIMUM und BASIC WL (Rn. 25 und 30). Das ursprüngliche ZUGFeRD 1.x beruhte noch nicht auf der EN 16931 (Rn. 30). Die Angaben zum Empfang stammen aus der FeRD-FAQ. Fragen Sie bei BASIC und EXTENDED vorher den Empfänger, ob er das Profil verarbeitet.

Woran Programme das Profil erkennen

Jede XML nennt ihr Profil in der Spezifikationskennung (BT-24). Ein Prüfprogramm wählt anhand dieser Kennung die Regeln.

Profil	Kennung (BT-24)
MINIMUM	`urn:factur-x.eu:1p0:minimum`
BASIC WL	`urn:factur-x.eu:1p0:basicwl`
BASIC	`urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic`
EN 16931	`urn:cen.eu:en16931:2017`
EXTENDED	`urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:factur-x.eu:1p0:extended`
XRECHNUNG	`urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0` (XRechnung 3.0)

Die Kennung von XRECHNUNG stammt aus der Spezifikation XRechnung 3.0.2, die übrigen Kennungen aus der Bibliothek factur-x 7.8, die unser Erzeuger nutzt.

Versionen und Factur-X

Die Seite des FeRD nennt am 30. Oktober 2026 als aktuelle Version ZUGFeRD 2.5.2 (Infopaket vom 4. August 2026, gültig ab 1. September 2026). Sie entspricht Factur-X 1.09.2. Das FeRD beschreibt beide als technisch identische deutsch-französische Standards (Beschreibung des Infopakets). Nach dieser Beschreibung beruht 2.5.2 auf CII D22B und ist zu D16B abwärtskompatibel.

Version	Infopaket vom	Bedeutung für die E-Rechnung
1.0	25. Juni 2014	Zählt nicht als E-Rechnung, beruht nicht auf der EN 16931
2.0.1	15. Oktober 2019	Erste Version, ab der ZUGFeRD zählt (außer MINIMUM und BASIC WL)
2.1	24. März 2020	Datum, ab dem ZUGFeRD und Factur-X laut FeRD deckungsgleich sind
2.3	18. September 2024	zählt, wie jede Version ab 2.0.1
2.5.2	4. August 2026	aktuelle Version laut FeRD

Das vollständige Archiv listet das FeRD im Versionsarchiv. Wichtig für den Alltag: ZUGFeRD-Spezifikationen laufen nicht ab. Nur das Profil XRECHNUNG muss zur jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation passen (FeRD-FAQ).

Was unsere Werkzeuge mit ZUGFeRD tun

Prüfen: Der ZUGFeRD-Validator und der E-Rechnung-Prüfer holen die XML aus dem PDF und prüfen sie gegen XML-Schema, EN 16931 und, beim Profil XRECHNUNG, gegen XRechnung 3.0.2. MINIMUM, BASIC WL und ZUGFeRD 1.x lehnen sie mit Begründung ab. BASIC und EXTENDED prüfen sie nur gegen die Kernregeln der EN 16931 und weisen darauf hin. Sie prüfen nicht, ob das PDF vollständig PDF/A-3 ist, und sie vergleichen Bildteil und XML nicht.
Erstellen: Der Rechnungsgenerator erzeugt ein PDF mit eingebetteter factur-x.xml im Profil EN 16931, nur für Rechnungen (Typ 380). Er baut die Datei nach den Vorgaben für PDF/A-3 (eingebettete Schriften, sRGB-Ausgabeprofil, XMP-Kennung). Eine Prüfung mit einem PDF/A-Prüfprogramm wie veraPDF ist noch nicht erfolgt.
Umwandeln: PDF in ZUGFeRD umwandeln bettet die erzeugte XML in Ihr eigenes PDF ein. Das Werkzeug liest die Beträge nicht aus Ihrem PDF, Sie tragen sie ein. Weil die XML maßgeblich ist, müssen Ihre Eingaben mit dem Bildteil übereinstimmen.

Zur Wahl des Formats lesen Sie XRechnung oder ZUGFeRD. Zu den Formaten insgesamt: E-Rechnung Format. Zur Norm dahinter: EN 16931. Zu Fristen: E-Rechnung Pflicht. Die XML-Datei müssen Sie auch aufbewahren, siehe E-Rechnung archivieren.

Quellen

Stand: 30. Oktober 2026. Rechtliche Angaben bitte vor Entscheidungen bei Steuerberatung oder Finanzamt prüfen. Dies ist keine Steuerberatung. Die Angaben zu Versionen und Profilen entsprechen den Seiten des FeRD vom 30. Oktober 2026 (ZUGFeRD 2.5.2 als aktuelle Version). Die Randnummern (Rn.) stammen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.

Häufige Fragen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein kostenfrei verfügbares Rechnungsformat, das das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet hat. Eine Datei besteht aus einem PDF/A-3 für das Auge und einer eingebetteten XML-Datei für die Maschine. Das FeRD sieht den Einsatz im B2B-, B2G- und B2C-Verkehr vor.

Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?

Mindestens 2.0.1. Frühere Versionen, etwa 1.0, beruhen nicht auf der EN 16931 und zählen nicht als E-Rechnung. Laut FeRD haben ZUGFeRD-Spezifikationen kein Ablaufdatum, anders als die XRechnung. Aktuell ist nach der Seite des FeRD die Version 2.5.2. Nehmen Sie die Version, die Ihre Software ausgibt und Ihr Empfänger verarbeiten kann.

Welches ZUGFeRD-Profil soll ich verwenden?

Das FeRD empfiehlt für EU-konforme Rechnungen das Profil EN 16931. Für Rechnungen an Behörden ist das Referenzprofil XRECHNUNG vorgesehen. Bei BASIC und EXTENDED nennt das FeRD für den Empfang eine bilaterale Vereinbarung. MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Technisch ja. Das FeRD entwickelt ZUGFeRD gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE. Nach dem FeRD sind beide Formate deckungsgleich. Die Version ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2.

Wo steckt die XML in einer ZUGFeRD-Datei?

Als Anhang im PDF, laut FeRD mit dem Dateinamen factur-x.xml (im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml). Das PDF öffnen Sie wie gewohnt. Um die XML zu sehen oder zu prüfen, laden Sie die Datei in den ZUGFeRD-Validator oder in den XRechnung-Viewer. Beide holen die XML aus dem PDF.

Muss das PDF wirklich PDF/A-3 sein?

Das FeRD schreibt „sollte“. Technische Fehler gegen den PDF/A-Standard sind laut FeRD nur eine Warnung, solange die XML gültig ist und sich aus dem PDF herausholen lässt. Der Empfänger kann aber eine korrigierte Datei verlangen.