XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, wenn sie der EN 16931 entsprechen. XRechnung ist reines XML ohne Sichtbild und der Standard für Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML und lässt sich wie ein PDF lesen. Für Firmenkunden passt oft ZUGFeRD, für Behörden XRechnung.
Der Vergleich in einer Tabelle
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML |
| Lesbar ohne Software | Nein, braucht einen Viewer | Ja, wie ein normales PDF |
| Standard und Pflege | KoSIT, deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 | FeRD, ab Version 2.1 technisch gleich zum französischen Factur-X |
| Rechnungen an Behörden | Standardformat. Mit Leitweg-ID in BT-10. | Zulässig im Profil XRECHNUNG, sonst Rückfrage beim Empfänger |
| Profile | XRechnung, Extension, CVD | MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG |
| Zählt als E-Rechnung nach BMF | Ja | Ja ab Version 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL |
| Maßgeblicher Teil | Die XML | Die eingebettete XML |
Welches Format für wen?
| Situation | Naheliegende Wahl |
|---|---|
| Rechnung an eine Behörde (B2G) | XRechnung, ersatzweise ZUGFeRD Profil XRECHNUNG, wenn der Empfänger es annimmt |
| Rechnung an Geschäftskunden, die das PDF sehen wollen | ZUGFeRD Profil EN 16931 |
| Rechnung an Kunden mit vollautomatischer Verarbeitung | XRechnung oder ZUGFeRD, wie vereinbart |
| Eingehende Rechnung lesen | XRechnung im Viewer öffnen, ZUGFeRD wie ein PDF |
Direkt ausprobieren
- E-Rechnung prüfen: XRechnung oder ZUGFeRD validieren
- ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Formular, Ausgabe nur nach bestandener Prüfung
- XRechnung Viewer: XML lesbar machen
Die Fristen finden Sie unter E-Rechnung Pflicht, die Adressierung an Behörden unter Leitweg-ID.
Quellen
Stand: . Rechtliche Angaben bitte vor Entscheidungen bei Steuerberatung oder Finanzamt prüfen. Dies ist keine Steuerberatung.
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
- BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung, Geschäftszeichen III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (PDF)
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung: Merksätze zur E-Rechnung
- E-Rechnung in der Bundesverwaltung: FAQ
- KoSIT / XEinkauf: Standard XRechnung
- FeRD: Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung besteht nur aus einer XML-Datei (UBL oder CII) und hat keine Bildansicht. ZUGFeRD verpackt eine CII-XML in ein PDF/A-3, sodass Menschen das PDF lesen und Programme die XML verarbeiten. Beide beruhen auf der EN 16931.
Welches Format verlangt das Finanzamt?
Keines bestimmtes. Verlangt wird ein strukturiertes Format, das der EN 16931 entspricht oder zwischen den Beteiligten vereinbart ist und sich vollständig und interoperabel auslesen lässt (§ 14 UStG). XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen das, ZUGFeRD ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Kann ich ZUGFeRD an Behörden schicken?
Der Bund verlangt grundsätzlich XRechnung. Zulässig sind weitere Standards, die EN 16931, die E-Rechnungsverordnung und die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen. Als Beispiel nennt die Bundesverwaltung ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG. Fragen Sie vorher den Empfänger.
Welcher Teil gilt, PDF oder XML?
Nach den Fragen und Antworten des BMF ist bei hybriden Formaten der strukturierte Teil, also die XML, maßgeblich. Weichen Bild und XML ab, zählt die XML.
Welches Format empfehle ich als Kleinunternehmer oder kleine Firma?
Meist ZUGFeRD im Profil EN 16931: Kunden sehen ein gewohntes PDF, Buchhaltungssoftware liest die XML. Wer Behörden beliefert, nutzt XRechnung. Das ist eine Faustregel und keine Rechtsberatung.
Wie prüfe ich, ob meine Datei stimmt?
Mit dem E-Rechnung-Prüfer. Er erkennt XRechnung und ZUGFeRD-PDF und prüft gegen XML-Schema, EN 16931 und XRechnung.