E-Rechnung in Österreich: Was gilt und was nicht
In Österreich müssen Vertragspartner des Bundes seit dem 1. Jänner 2014 elektronisch rechnen, über das Unternehmensserviceportal (USP) oder Peppol. Eine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen sieht das Recht nach Angaben der WKÖ von März 2026 nicht vor. Eine PDF-Rechnung ist weiter möglich, wenn der Empfänger zustimmt.
Was gilt in Österreich?
Österreich hat für die öffentliche Hand früh auf die E-Rechnung gesetzt. Zwischen Unternehmen gibt es dagegen nach den Angaben der WKÖ bisher keine Pflicht. Die wichtigsten Punkte im Überblick, mit Deutschland zum Vergleich:
| Thema | Österreich | Deutschland |
|---|---|---|
| Rechnungen an den Bund | Pflicht für Vertragspartner seit 1. Jänner 2014 (§ 5 IKTKonG, e-Rechnung.gv.at) | Pflicht seit 27. November 2020 (E-Rechnung an den Bund) |
| Andere öffentliche Stellen | Annahme müssen Länder, Gemeinden und Vergabestellen seit 2019 können. Eine Übermittlungspflicht für Vertragspartner entsteht dadurch nicht. | Länder regeln es selbst |
| Zwischen Unternehmen (B2B) | Laut WKÖ (31. März 2026) derzeit nur für Rechnungen an den Bund vorgesehen. Elektronische Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). | Empfangen seit 1.1.2025, Ausstellen ab 2027 oder 2028 (E-Rechnung Pflicht) |
| Portal | USP und Peppol | OZG-RE und Peppol |
| Formate an die öffentliche Hand | ebInterface, UBL 2.1 | XRechnung, andere Formate nach EN 16931 |
| Adressierung | Auftragsreferenz und Lieferantennummer | Leitweg-ID |
| Aufbewahrung | Die WKÖ nennt sieben Jahre für Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit | Acht Jahre (E-Rechnung archivieren) |
| EU-Ausblick | Die Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA) sieht ab 1. Juli 2030 die strukturierte E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen EU-Unternehmen vor (laut WKÖ). | |
E-Rechnung an den Bund: so läuft es
Seit dem 1. Jänner 2014 nimmt der Bund im Waren- und Dienstleistungsverkehr nur elektronische Rechnungen entgegen. Das regelt § 5 des IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG). Nach den Angaben des Portals gilt die Pflicht für Bundesministerien und ihre Dienststellen, das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, den Verwaltungsgerichtshof, den Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und den Rechnungshof (Rechnungsempfänger). Auch ausländische Vertragspartner müssen nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten E-Rechnungen ausstellen.
- Im USP registrieren. Die Anmeldung geht laut WKO mit FinanzOnline-Zugangsdaten. Dann aktivieren Sie im USP die Anwendung „e-Rechnung.gv.at“. Alternativ übernimmt ein Dienstleister die Einbringung, ohne dass Sie selbst am USP registriert sein müssen.
- Rechnung erstellen. Pflichtangaben sind unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Zahlungsdaten mit IBAN sowie bei Rechnungen an den Bund die Lieferantennummer und die Auftragsreferenz (Rechnungsinhalte). Die UID-Nummer des Rechnungsstellers ist bei Beträgen über 400 Euro Pflicht, die des Empfängers bei Beträgen über 10.000 Euro.
- Einbringen. Zur Wahl stehen laut Einbringungsarten das Online-Formular, der Upload einer fertigen Datei und der Webservice. Mit Peppol brauchen Sie weder USP-Anmeldung noch Webservice.
- Automatische Prüfung. Das Portal prüft die Rechnung formal. Erst bei formaler Fehlerfreiheit übernimmt die Bundesdienststelle sie, und sie gilt als ordnungsgemäß eingebracht. Wer erfolgreich einbringt, erhält eine Bestätigung per E-Mail.
Wichtig: Eine PDF-Rechnung per E-Mail oder Fax gilt bei Bundesstellen nach der WKO nicht als eingebracht. Nur Rechnungen, die der Bund elektronisch weiterverarbeiten kann, erfüllen die Pflicht.
Welche Formate gelten?
| Format | Was das Portal sagt |
|---|---|
| ebInterface | Österreichischer XML-Standard von WKÖ und AUSTRIAPRO. Empfohlen sind die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1. Die Versionen 4.0 bis 4.2 werden seit April 2022 nicht mehr unterstützt. Für die öffentliche Verwaltung gibt es angepasste XML-Schemas. |
| UBL 2.1 | Rechnung (Invoice) und Gutschrift (CreditNote). Über Peppol, aber auch beim Upload und per Webservice. Die Auftragsreferenz steht in OrderReference/ID (BT-13), die Lieferantennummer in PartyIdentification/ID (BT-29). |
| Peppol | Das Portal nennt für Peppol die Dokumenttypen Invoice und CreditNote nach Peppol BIS Billing 3.0, einem Profil der EN 16931. |
Auf den gelesenen Seiten des Portals ist weder XRechnung noch ZUGFeRD als unterstütztes Format genannt. Wer aus Deutschland an den österreichischen Bund liefert, fragt deshalb vorab nach oder nutzt das kostenlose Test-Formular und den Test-Upload des Portals, die ohne USP-Anmeldung funktionieren. Mehr zu den Grundlagen: EN 16931, Peppol und E-Rechnung Format.
Unser E-Rechnung-Prüfer deckt die EN 16931 und die deutsche XRechnung ab. ebInterface ist ein eigenes XML-Format und die österreichischen Zusatzregeln (Auftragsreferenz, Lieferantennummer) prüft er nicht. Verlassen Sie sich für Rechnungen an den österreichischen Bund auf den Test des Portals.
Zwischen Unternehmen: keine allgemeine Pflicht
Die WKÖ schreibt in einer Informationsschrift vom 31. März 2026, in Österreich seien elektronisch strukturierte Rechnungen derzeit nur für Rechnungen an den Bund vorgesehen. Sonst dominiere die PDF-Rechnung. Eine Umfrage von WKÖ und AUSTRIAPRO vom März 2025 nennt für das PDF 58,3 Prozent der bevorzugten Rechnungsart. Zwischen Unternehmen gilt weiter: Ein Empfänger muss der elektronischen Form zustimmen (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Als nächsten Schritt nennt die WKÖ die EU-Richtlinie ViDA, die bis 1. Juli 2030 in nationales Recht umzusetzen ist. Sie setzt sich dafür ein, dass für Umsätze in Österreich keine Pflicht zu strukturierten Rechnungen entsteht und die Zustimmung des Empfängers nicht entfällt. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei der WKO.
Deutsche Unternehmen und österreichische Kunden
- Deutsche Pflicht: § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG verlangt die E-Rechnung, wenn Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind. Ein Kunde in Österreich gehört nicht dazu. Die Fristen für Deutschland stehen in E-Rechnung ab 2027.
- Bundesstellen in Österreich: Für sie gilt das Verfahren über USP oder Peppol, auch für ausländische Vertragspartner.
- Andere Kunden: Fragen Sie nach dem gewünschten Format. Ein ZUGFeRD-PDF ist ein PDF mit eingebetteter XML. Ob ein österreichischer Empfänger die XML verarbeitet, hängt von dessen Software ab.
- EU-weit: Ab 1. Juli 2030 soll die strukturierte E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen EU-Unternehmen gelten (laut WKÖ).
Zum Lesen von Rechnungen aus Österreich: UBL-Dateien nach der EN 16931 zeigt der XRechnung-Viewer an. ebInterface-Dateien kann er nicht anzeigen. Zum Umwandeln nach ZUGFeRD: ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Die WKO verweist auf kostenlose Werkzeuge für ebInterface: ein Online-Formular und einen Prüf- und Umwandlungsservice. Wir haben beide nicht geprüft.
Quellen
Stand: . Österreichische Angaben nach e-Rechnung.gv.at (BMF), dem USP und der WKO, gelesen am 30. Oktober 2026. Eine Rechtsauskunft zum österreichischen Recht ersetzt die Seite nicht. Dies ist keine Steuerberatung.
- e-Rechnung.gv.at (BMF Österreich): Informationen
- e-Rechnung.gv.at: Rechtliche Grundlagen (IKTKonG, Richtlinie 2014/55/EU)
- e-Rechnung.gv.at: Rechnungsempfänger
- e-Rechnung.gv.at: Einbringungsarten
- e-Rechnung.gv.at: Rechnungsinhalte
- e-Rechnung.gv.at: Format ebInterface
- e-Rechnung.gv.at: Format UBL
- e-Rechnung.gv.at: Übermittlung über das Peppol-Netzwerk
- Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes
- WKÖ: E-Rechnung im Umsatzsteuerrecht (PDF, 31. März 2026)
- WKO: Elektronische Rechnung
- WKO: E-Rechnung an den Bund
- WKO: Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), gesetze-im-internet.de
Häufige Fragen
Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht für Unternehmen?
Nach der WKÖ (Informationsschrift vom 31. März 2026) sind elektronisch strukturierte Rechnungen in Österreich derzeit nur für Rechnungen an den Bund verpflichtend vorgesehen. Zwischen Unternehmen gilt weiter § 11 Abs. 2 UStG 1994: Eine elektronische Rechnung braucht die Zustimmung des Empfängers. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei der WKÖ oder Ihrem Steuerberater.
Wie sende ich in Österreich eine E-Rechnung an den Bund?
Registrieren Sie sich im Unternehmensserviceportal (USP) und aktivieren Sie dort die Anwendung e-Rechnung.gv.at. Dann bringen Sie die Rechnung per Online-Formular, Upload oder Webservice ein. Alternativ senden Sie über das Peppol-Netzwerk, dafür ist keine USP-Anmeldung nötig. Eine Rechnung per E-Mail oder Fax gilt als nicht eingebracht.
Was ist ebInterface, und brauche ich XRechnung?
ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard der WKÖ und von AUSTRIAPRO. e-Rechnung.gv.at unterstützt laut Portal ebInterface (Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1) und UBL 2.1. XRechnung ist das deutsche Format und auf den gelesenen Seiten nicht als unterstütztes Format genannt.
Darf ich in Österreich weiter PDF-Rechnungen per E-Mail schicken?
An Unternehmen und Privatpersonen ja, wenn der Empfänger der elektronischen Form zustimmt. An Bundesstellen nicht: Dort ist die E-Rechnung über USP oder Peppol Pflicht, und Rechnungen per E-Mail oder Fax gelten nach der WKÖ als nicht eingebracht.
Kostet das Unternehmensserviceportal etwas?
Nach einer Fußnote der WKÖ ist die Nutzung des USP grundsätzlich kostenlos. Kosten können bei Ihrer Software oder bei einem Dienstleister entstehen, der Rechnungen für Sie erstellt oder einbringt. Das Portal führt dazu eine Liste von Umsetzungspartnern der WKÖ.
Gilt die deutsche E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen nach Österreich?
Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG gilt die Pflicht, wenn Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind. Eine Rechnung an einen Kunden in Österreich fällt nach diesem Wortlaut nicht darunter. Welche Form Ihr Kunde wünscht oder welche Regeln für die Rechnung gelten, klären Sie mit dem Kunden und Ihrem Steuerberater.