E-Rechnung Pflicht: Fristen ab 2025, 2027 und 2028

Zeitleiste

1. 1. Januar 2025: EmpfangspflichtAlle im Inland ansässigen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Dafür gibt es keine Übergangsfrist.
2. 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Übergang beim AusstellenRechnungen dürfen weiter auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel PDF) ausgestellt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
3. 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht ab 800.000 EuroUnternehmen mit Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2027 bleiben Papier und andere Formate nur für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz erlaubt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
4. Bis 31. Dezember 2027: EDI-VerfahrenMit Zustimmung des Empfängers dürfen Rechnungen weiter per EDI in einem nicht konformen elektronischen Format übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
5. 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alleAb dann gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ohne weitere Übergangsregel die E-Rechnung.

Wer muss was, und ab wann?

Zur Fristberechnung: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. § 19 Abs. 2 UStG definiert ihn als die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der ausgeführten steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Die Übergangsregel nennt zwei Bedingungen zugleich: Die Rechnung wird bis zum 31. Dezember 2026 beziehungsweise 2027 übermittelt, und der Umsatz wurde im genannten Zeitraum ausgeführt (§ 27 Abs. 38 UStG). Wie eine Leistung aus 2026 zu behandeln ist, die erst 2027 abgerechnet wird, ist umstritten (Haufe). Wie Sie Ihren Gesamtumsatz und solche Fälle im Einzelfall behandeln, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Eine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG besteht nicht für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Wo das praktisch relevant ist, erklären die Ratgeber für Vermieter und Vereine.

Neu: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das BMF hat am 15. Oktober 2026 ein weiteres Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung veröffentlicht (Geschäftszeichen III C 5 - S 7287-a/00019/021/017). Es ergänzt die Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Das Original war für uns nicht abrufbar. Die folgenden Punkte geben Zusammenfassungen von PwC und PwC (zweiter Beitrag) wieder:

• Fristen unverändert. Die Übergangsregeln bis zum 31. Dezember 2027 gelten weiter. Sie stehen im Gesetz (§ 27 Abs. 38 UStG).
• Nachsicht bis Ende 2026. E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt wurden und die Vorgaben der Schreiben von 2024 und 2025 erfüllen, werden auch für den Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn sie die zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens nicht erfüllen.
• Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht ausgestellt wurden, müssen nicht als E-Rechnung nachgereicht werden. Bis zum 30. Juni 2030 wird nicht beanstandet, wenn die Endrechnung als E-Rechnung die erhaltenen Teilentgelte in einem unstrukturierten Anhang absetzt.
• Massengeschäft mit Dauerschuldverhältnissen: Es genügt, zu Vertragsbeginn oder bei einer Vertragsänderung zu fragen, ob der Kunde Unternehmer ist.
• Bauleistungen: Vorerst wird nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen als Leistungsbeschreibung nennt.
• Öffentliche Verwaltung: Die Pflicht gilt nur für Leistungen an deren unternehmerischen Bereich. Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben dürfen bis zum 30. Juni 2030 weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Empfang: Wer E-Rechnungen nicht annimmt oder technisch nicht empfangen kann, hat laut PwC keinen Anspruch auf eine Ersatzrechnung.
• Bruttopreisrechnungen: Laut Haufe werden bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellte E-Rechnungen auf Bruttopreisbasis nicht beanstandet, wenn der strukturierte Teil nur die Summen je Steuersatz oder Befreiung, den Steuersatz und den Steuerbetrag enthält und die Einzelpositionen in einer lesbaren eingebetteten Anlage stehen, auf die er hinweist.
• Rabatte: Auf eine Rabatt- oder Entgeltminderungsvereinbarung ist hinzuweisen. Ein allgemeiner Hinweis genügt nach Haufe, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt werden können.
• Prüfung (Validierung): Nach der Darstellung bei Haufe ist die Validierung ein Nachweishilfsmittel und keine Voraussetzung für die Gültigkeit der Rechnung. Ein Prüffehler wirkt sich umsatzsteuerlich nur aus, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Das BMF bietet kein eigenes Prüfwerkzeug an.
• Sanktionen: Eine sonstige Rechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung ist laut Haufe keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.

Das Schreiben behandelt außerdem die Rechnungsberichtigung und Rechnungspflichtangaben. Die Einzelheiten und Randnummern lesen Sie im Schreiben oder fragen Sie Ihren Steuerberater.

Was ist eine E-Rechnung?

Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, wenn sich die Daten vollständig und interoperabel auslesen lassen.

• Ja: XRechnung (UBL oder CII) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL.
• Nein: ein PDF, ein Bild oder ein Scan. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
• Bei hybriden Formaten (ZUGFeRD) ist nach den Fragen und Antworten des BMF und der Zusammenfassung der IHK Köln der strukturierte Teil maßgeblich.

Das können Sie jetzt tun

• E-Rechnung prüfen: Ist meine Datei gültig?
• ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Rechnung ohne Software schreiben
• XRechnung Viewer: Eingehende XML lesen
• E-Rechnung empfangen und Hinweise für Kleinunternehmer
• XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format?