EN 16931: Die europäische Norm für die E-Rechnung einfach erklärt

Woher die Norm kommt

Die Richtlinie 2014/55/EU regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Sie führte zu einer europäischen Norm, die das Komitee CEN/TC 434 entwickelt hat (Europäische Kommission). Das FeRD nennt den 28. Juni 2017 als Datum der Veröffentlichung. Deutschland verweist seit der Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen im Umsatzsteuergesetz auf diese Norm und die Syntaxliste der Richtlinie. Die Norm ist also nicht nur für Behörden wichtig, sondern auch für das Ausstellen und Empfangen im B2B-Verkehr.

Die Norm wird überarbeitet. Die Kommission meldete am 30. März 2026, dass CEN die Revision EN 16931-1:2026 gebilligt hat, unter anderem mit Anforderungen für die automatische Meldung von Umsatzsteuer (Newsroom). Das FeRD hat im Profil EXTENDED von ZUGFeRD 2.5 bereits eine Funktion aus dieser kommenden Fassung ergänzt. Für die Praxis in Deutschland gelten weiter die Versionen der Formatgeber: Die KoSIT hält XRechnung 3.0 bis mindestens 31. Juli 2027 in Kraft (Versionen und Bundles).

Die Teile der Norm

Die Übersicht stammt von der Seite Navigating the eInvoicing standard documentation.

Das Datenmodell: BT und BG

Das semantische Datenmodell beschreibt, welche Angaben eine Rechnung kennt und wie sie zusammenhängen. Es ist selbst kein XML. Es muss in eine Syntax abgebildet werden (Spezifikation XRechnung, Kapitel 4.11). Eine einzelne Angabe heißt Business Term (BT), eine Gruppe von Angaben Business Group (BG). Die Nummern sind in jeder Syntax und in jedem Werkzeug gleich. So steht BT-1 immer für die Rechnungsnummer. Die Gruppe BG-23, die Umsatzsteuer-Aufschlüsselung, enthält vier Angaben: BT-116 Bemessungsgrundlage, BT-117 Steuerbetrag, BT-118 Steuerkategorie und BT-119 Steuersatz.

Die Feldnamen stammen aus den Beispieldateien der KoSIT-Testsuite, die Bedeutung der Nummern aus der Spezifikation XRechnung. Im XRechnung Viewer zeigt der Reiter „Details“ zu jedem Feld die BT-Nummer.

Zwei Syntaxen: UBL und CII

Öffentliche Auftraggeber müssen Rechnungen in beiden Syntaxen annehmen und verarbeiten können. EDIFACT ist dafür nicht Pflicht (Europäische Kommission).

Geschäftsregeln: BR-Regeln

Zu jeder Norm gehören Regeln, die eine Rechnung erfüllen muss. Sie heißen Business Rules und tragen eine ID. Jede Prüfung meldet die ID der verletzten Regel. Die Präfixe zeigen die Art der Regel:

Die Regeln der EN 16931 liegen als Schematron-Dateien im offiziellen Repository der Kommission (Lizenz EUPL-1.2). Die Regeln der XRechnung veröffentlicht die KoSIT. Alle Regel-IDs mit deutscher Erklärung finden Sie im Verzeichnis der Fehlercodes.

Hinweis zum Stand: Die Kommission führt laut ihrer Seite die Validierungsartefakte in Version 1.3.17 (veröffentlicht am 12. Oktober 2026, wirksam ab 15. November 2026). Unsere Werkzeuge prüfen noch mit Version 1.3.16, die in der Validator-Konfiguration der KoSIT enthalten ist.

CIUS und Extension

Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) engt die Norm für ein Land oder einen Bereich ein: Sie macht optionale Felder zu Pflichtfeldern, ergänzt Regeln und verkleinert Codelisten. Sie bleibt dabei „compliant“ zur EN 16931. Eine Extension fügt Felder hinzu, die das Modell nicht kennt, und ist „conformant“, aber nicht „compliant“ (Spezifikation XRechnung, Kapitel 4.4 bis 4.8; Europäische Kommission). Die XRechnung ist eine CIUS und hat zusätzlich eine Extension. Auch Peppol BIS Billing 3.0 ist eine CIUS.

Norm und Regeln prüfen

Der E-Rechnung-Prüfer wendet die offiziellen EN-16931-Regeln und, bei XRechnung, die deutschen Zusatzregeln an. Welche Formate die Norm erfüllen, steht unter E-Rechnung Format.