XRechnung: Das Format für E-Rechnungen einfach erklärt

Was XRechnung ist

XRechnung ist der Standard der deutschen Verwaltung für E-Rechnungen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt ihn im Auftrag des IT-Planungsrats (XEinkauf). Der Standard legt die europäische Norm EN 16931 so aus, wie öffentliche Auftraggeber in Deutschland sie brauchen. Er macht mehr Felder zu Pflichtfeldern, ergänzt Regeln und beschränkt Codelisten. Fachlich heißt das CIUS (Core Invoice Usage Specification). Eine CIUS darf die Norm nur enger fassen, deshalb bleibt eine XRechnung normkonform (Spezifikation, Kapitel 4.5 und 4.7).

Zusätzlich gibt es die Extension XRechnung. Sie ergänzt Felder für Fälle, die der Kern nicht abdeckt, und ist für Rechnungssteller optional (Kapitel 4.8). Das BMF stellt klar, dass die Extension nicht von den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben betroffen ist und zwischen den Parteien vereinbart werden kann (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 38). Ein Muster dazu zeigt XRechnung mit Extension.

Version und Gültigkeit

Die KoSIT rät ausdrücklich davon ab, außer Kraft gesetzte Versionen für die Rechnungseinreichung zu verwenden (Versionen und Bundles). Die Kennung der aktuellen CIUS lautet urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.

Aufbau: reines XML in UBL oder CII

Eine XRechnung besteht nur aus einer XML-Datei, ohne PDF-Ansicht. Die EN 16931 lässt zwei Syntaxen zu. Rechnungsteller wählen eine, Empfänger müssen beide verarbeiten können (Spezifikation, Kapitel 5.2).

So beginnt eine UBL-Datei. Der Ausschnitt stammt aus der Beispieldatei 01.01a-INVOICE_ubl.xml der offiziellen KoSIT-Testsuite:

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>123456XX</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2016-04-04</cbc:IssueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>04011000-12345-03</cbc:BuyerReference>

Die Zeilen enthalten die Kennung der XRechnung (BT-24), Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Rechnungstyp 380 für eine Rechnung (BT-3), Währung (BT-5) und Käuferreferenz (BT-10). Wie die Nummern BT und BG zu lesen sind, erklärt EN 16931.

Was XRechnung zusätzlich verlangt

Die EN 16931 lässt viele Felder offen. Die XRechnung ergänzt nationale Regeln mit der Kennung BR-DE. Eine Auswahl aus der Spezifikation (Kapitel 12.6):

Eine Datei, die nur die EN 16931 erfüllt, kann deshalb an diesen Regeln scheitern, ohne dass sie falsch wäre. Das FeRD weist darauf hin, dass man ein Format mit dem Regelwerk prüfen muss, das zu ihm gehört (FeRD-FAQ). Die Leitweg-ID erklärt Leitweg-ID. Zwischen Unternehmen genügt nach der Spezifikation eine eigene Käuferreferenz, etwa eine Bestellnummer, eine Leitweg-ID ist dort nicht nötig (Kapitel 11.1).

Wer nutzt XRechnung?

• Behörden (B2G): Der Bund verlangt grundsätzlich XRechnung. Der Standard wird laut Bundesverwaltung auch an einen Großteil der Länder und Kommunen eingesetzt (e-rechnung-bund.de). Mehr dazu unter E-Rechnung an den Bund.
• Unternehmen (B2B): Nach dem BMF erfüllt eine Rechnung im Standard XRechnung grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung (Rn. 25 und 29). Ob Ihr Geschäftspartner XRechnung oder ZUGFeRD erwartet, klären Sie mit ihm, siehe XRechnung oder ZUGFeRD. Beide Syntaxen der XRechnung lassen sich laut KoSIT auch über das Netzwerk Peppol übertragen (Peppol-FAQ).

XRechnung lesen, prüfen und ausprobieren

Die XML eignet sich laut BMF für die maschinelle Verarbeitung, nicht für die Sichtprüfung mit dem Auge. Ein Visualisierungsprogramm macht sie lesbar (Rn. 28). Dafür gibt es den XRechnung Viewer. Er nutzt die offiziellen Stylesheets der KoSIT. Die Ansicht ersetzt nicht die XML-Datei, die Sie aufbewahren müssen (E-Rechnung archivieren).

Zum Prüfen dient der XRechnung-Validator. Die Prüfung läuft wie bei der KoSIT in drei Stufen: Syntaxschema, Regeln der EN 16931, Regeln der XRechnung. Das Ergebnis ist eine Empfehlung. Über die Annahme entscheidet die empfangende Stelle (Spezifikation, Kapitel 5.1). Muster zum Öffnen und Prüfen finden Sie unter Beispiele, etwa XRechnung als UBL und XRechnung als CII. Sie stammen aus der Testsuite der KoSIT.