E-Rechnung an den Bund senden: so funktioniert es

Seit wann gilt die Pflicht?

Die Pflicht für Lieferanten des Bundes ist älter als die Pflicht zwischen Unternehmen. Sie steht in der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) von 2017. Sie hat mit dem Umsatzsteuergesetz nichts zu tun. Rechnungssteller sind danach alle Unternehmer, die eine Rechnung an eine Bundesstelle stellen.

1. 27. November 2018Oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane müssen E-Rechnungen empfangen können (§ 11 Abs. 1 ERechV).
2. 27. November 2019Das gilt auch für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber (§ 11 Abs. 2 ERechV).
3. 27. November 2020Lieferanten müssen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln (§ 3 Abs. 1 und § 11 Abs. 3 ERechV). Seitdem dürfen sie laut e-rechnung-bund.de weder Papier- noch PDF-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
4. 19. September 2025Die Migration der ZRE auf die OZG-RE ist abgeschlossen. Die ZRE wurde zum Jahresende 2025 abgeschaltet (e-rechnung-bund.de, 25. Juni 2026).

Ausgenommen sind nach § 3 Abs. 3 ERechV Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes, außerdem Rechnungen im Verfahren der Organleihe. Unabhängig davon kann sich eine Pflicht aus dem Vertrag ergeben (FAQ).

So senden Sie eine E-Rechnung an den Bund

1. Leitweg-ID beim Auftraggeber erfragen. Sie steht im Auftrag. Eine eigene Leitweg-ID brauchen Sie nicht. Die Nummer gehört in das Feld Käuferreferenz (BT-10) und ist laut e-rechnung-bund.de Pflichtangabe. Aufbau und Prüfziffern erklärt Leitweg-ID.
2. XRechnung erstellen. Grundsätzlich ist der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden (§ 4 Abs. 1 ERechV). Jeder andere Standard ist zulässig, wenn er die EN 16931, die ERechV und die Nutzungsbedingungen der Plattform erfüllt. Die Seite nennt als Beispiel das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei. Mehr zum Format: XRechnung.
3. Pflichtangaben ergänzen. Nach § 5 ERechV gehören zur Rechnung neben den Angaben des Umsatzsteuerrechts die Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Lieferantennummer und Bestellnummer kommen hinzu, wenn sie Ihnen bei der Beauftragung mitgeteilt wurden.
4. Datei vorab prüfen. Kostenlos mit dem XRechnung-Validator (siehe unten).
5. Bei der OZG-RE registrieren. Die Registrierung ist kostenfrei. Sie gilt für jeden Übertragungskanal, der Kanal selbst muss freigeschaltet werden. Test- und Produktivumgebung sind getrennt: Testumgebung und Produktivumgebung.
6. Rechnung übermitteln. Die Plattform prüft die Datei formal. Fehlerhafte Rechnungen werden abgelehnt (§ 4 Abs. 3 ERechV). Den Status sehen Sie im Konto, auf Wunsch kommt eine Benachrichtigung per E-Mail.

Welchen Übertragungskanal wählen?

Die OZG-RE bietet vier Kanäle. Sie sind für unterschiedliche Mengen gedacht.

Grundlagen zum Netzwerk: Peppol. An der Leitweg-ID erkennen Sie laut e-rechnung-bund.de, ob die OZG-RE adressiert wird. Sicher ist die Auskunft des Auftraggebers. Eine Liste der angeschlossenen Empfänger führt e-rechnung-bund.de. Die Liste ist freiwillig und nicht vollständig, im Zweifel fragen Sie den Auftraggeber.

Vorab prüfen: was der Validator leistet und was nicht

Der XRechnung-Validator prüft die Datei gegen das XML-Schema, die EN-16931-Regeln und die XRechnung-Regeln (Konfiguration XRechnung 3.0.2). Zu den Regeln gehört BR-DE-15: Die Käuferreferenz muss übermittelt werden, bei Behörden ist das die Leitweg-ID. Fehler zeigt er mit Regel-ID und deutscher Erklärung an, eine Übersicht bietet Fehlercodes. Das ist dieselbe Art von Prüfung, die die KoSIT für ihr Prüftool bereitstellt.

Eine erfolgreiche Prüfung heißt nicht, dass die OZG-RE die Rechnung annimmt. Die Plattform prüft laut Merksätzen zusätzlich unter anderem Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Viren und die Pflichtangaben. Ob die Leitweg-ID existiert und zum Empfänger gehört, weiß nur der Auftraggeber. Unser Leitweg-ID-Prüfer kontrolliert nur Format und Prüfziffern.

Zum Erstellen: Das Formular auf dieser Seite erzeugt das Profil EN 16931, nicht das Profil XRECHNUNG. Für Bundesbehörden empfehlen wir es deshalb nicht. Nutzen Sie Ihre Rechnungssoftware oder die Weberfassung der OZG-RE.

Länder, Kommunen und mittelbare Bundesverwaltung

An die OZG-RE sind laut e-rechnung-bund.de (Stand 25. Juni 2026) die gesamte unmittelbare Bundesverwaltung, über 170 Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und fünf Bundesländer angeschlossen. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung dürfen eigene Lösungen nutzen. Die Länder regeln die E-Rechnung in eigener Zuständigkeit, mit teils sehr unterschiedlichen Anforderungen (Übersicht der Länder). Lesen Sie bei jedem Auftrag nach, wohin die Rechnung soll.

Rechnungen aufbewahren

Die OZG-RE löscht eingereichte Rechnungen aus Datenschutzgründen 28 Tage nach Bereitstellung oder letztem Statuswechsel. Laden Sie Ihre Rechnung vorher über „Status eingereichter Rechnungen“ herunter und archivieren Sie sie selbst. Was dabei gilt, steht in E-Rechnung archivieren.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen gelten andere Regeln und Fristen: E-Rechnung Pflicht und E-Rechnung ab 2027. Eine Leitweg-ID brauchen Sie dafür nicht. Wer in Österreich an den Bund rechnet, findet das Verfahren unter E-Rechnung in Österreich.