E-Rechnung für Vermieter: Wann die Pflicht gilt und wann nicht

Für steuerfreie Vermietung von Grundstücken, zum Beispiel Wohnraum (§ 4 Nr. 12 UStG), besteht keine Pflicht, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Damit entfällt auch die E-Rechnungspflicht beim Ausstellen. Empfangen müssen Vermieter, die Unternehmer sind, E-Rechnungen trotzdem. Optieren Sie nach § 9 UStG zur Steuerpflicht, gelten die allgemeinen Regeln.

Was das Gesetz sagt

§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG macht die Pflicht zur Rechnung davon abhängig, dass der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Als E-Rechnung ist sie nach Nr. 1 auszustellen, wenn die Leistung an einen anderen Unternehmer geht und beide im Inland ansässig sind. Die Vermietung von Grundstücken ist in § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG steuerfrei. Das BMF hält in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 fest, dass Rechnungen über Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Pflicht ausgenommen sind (Rn. 1). Stellt ein Unternehmer trotzdem eine Rechnung aus, darf er eine sonstige Rechnung oder Papier verwenden (Rn. 19).

Fall	Rechnung und E-Rechnung beim Ausstellen	Grundlage
Wohnung an Privatperson	Vermietung steuerfrei, keine Pflicht zur Rechnung, keine E-Rechnungspflicht. Eine Option zur Steuerpflicht ist nach dem Wortlaut von § 9 Abs. 1 nur bei Leistungen an andere Unternehmer möglich.	§ 4 Nr. 12 Buchst. a, § 9 Abs. 1, § 14 Abs. 2 UStG
Gewerberaum an Unternehmer, ohne Option	Vermietung steuerfrei, keine Pflicht zur Rechnung.	§ 4 Nr. 12, § 14 Abs. 2 UStG
Gewerberaum an Unternehmer, mit Option zur Steuerpflicht	Der Umsatz ist steuerpflichtig. Es gilt die Rechnungspflicht, und bei inländischen Beteiligten ist sie mit einer E-Rechnung zu erfüllen. Es gelten die Übergangsfristen: E-Rechnung ab 2027.	§ 9, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG
Kurzfristige Beherbergung, Stellplätze, kurzfristige Campingplatz-Vermietung, Betriebsvorrichtungen	Von der Befreiung nach § 4 Nr. 12 ausdrücklich ausgenommen. Ob die Rechnung an einen Unternehmer geht oder an eine Privatperson, entscheidet über die E-Rechnung. Rechnungen bis 250 Euro dürfen immer als sonstige Rechnung ergehen.	§ 4 Nr. 12 Satz 2, § 14 Abs. 2 UStG, § 33 UStDV
Vermieter ist Kleinunternehmer	Rechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.	§ 19, § 34a UStDV

Zur Option: § 9 UStG lässt den Verzicht auf die Befreiung zu, wenn der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird. Bei der Vermietung von Grundstücken ist er nur zulässig, soweit der Mieter das Grundstück ausschließlich für Umsätze verwendet oder verwenden will, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Den Nachweis führt der Vermieter. Ob eine Option für Sie sinnvoll ist, ist keine Frage dieser Seite.

Rechnungen empfangen: Handwerker und Dienstleister

Die Befreiung bei der Miete ändert nichts daran, dass ein Vermieter Rechnungen für Reparaturen, Hausmeister oder Reinigung erhält. Nach dem BMF-Schreiben von 2024 gelten die Regeln zur E-Rechnung auch, wenn der Empfänger ein Unternehmer ist, der ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt, zum Beispiel als Vermieter einer Wohnung (Rn. 17). Zum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach (Rn. 40). Haufe schreibt in einem Beitrag vom 16. Oktober 2026 entsprechend, solche Unternehmer müssten seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können.

Seit 2025: Sie müssen E-Rechnungen annehmen können, wenn Sie Unternehmer sind. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Details: E-Rechnung empfangen.
Wann der Handwerker E-Rechnungen schicken muss: Das hängt von seinem Umsatz ab. Bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz darf er für 2027 erbrachte Leistungen noch auf Papier oder, mit Ihrer Zustimmung, als PDF abrechnen, ab 2028 nicht mehr (Fristen im Überblick).
Eigene Immobilie: Lassen Sie ein selbst genutztes Haus reparieren, sind Sie für diese Leistung nach dem BMF-Schreiben kein Empfänger „für Ihr Unternehmen“. Der Handwerker darf dann eine sonstige Rechnung ausstellen (Rn. 19).
Lesen: Eine XML-Rechnung öffnen Sie im XRechnung-Viewer. Eine empfangene Datei prüfen Sie mit dem E-Rechnung-Prüfer.
Aufbewahren: Erhaltene Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b UStG), die XML als Original. Mehr in E-Rechnung archivieren.

Mietvertrag und wiederkehrende Rechnungen

Bei Dauerschuldverhältnissen wie einem Mietverhältnis lässt das BMF Erleichterungen zu. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, genügt es nach Rn. 45 des Schreibens von 2024, wenn einmalig für den ersten Zeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, die den Vertrag als Anhang enthält oder sich klar als Dauerrechnung erkennen lässt. Eine neue E-Rechnung ist erst nötig, wenn sich die Rechnungspflichtangaben ändern, zum Beispiel bei einer Mieterhöhung. Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange die Angaben gleich bleiben (Rn. 46). Eine Rechnung kann nach § 31 UStDV aus mehreren Dokumenten bestehen.

Das gilt für den Fall, dass ein Vermieter wegen einer Option eine Rechnung schuldet. Bei steuerfreier Vermietung entsteht die Frage nicht.

Was offen bleibt

Nebenkostenabrechnung: Wir haben keine Aussage von Gesetz, BMF oder Finanzverwaltung gefunden, ob und wann eine Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung eine Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist. Der Verband FeRD bietet zwar ein Muster für eine Betriebskostenabrechnung an, das ist aber kein Beleg für eine Pflicht. Klären Sie diese Frage mit Ihrem Steuerberater, vor allem, wenn Sie optiert haben.

Ob Sie Unternehmer sind: § 2 Abs. 1 UStG nennt jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen. Ob eine einzelne Vermietung dazu zählt, beurteilt das Finanzamt.
Gemischte Objekte: Das BMF-Schreiben erwähnt Fälle mit teils steuerpflichtigen, teils steuerfreien Umsätzen (Rn. 17). Wie Sie dann abrechnen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Hausverwaltung: Ob und wie Verwalter für Sie Rechnungen ausstellen oder empfangen, haben wir nicht untersucht.

Haus & Grund Bayern beschreibt es in einem Merkblatt vom März 2025 ähnlich: Die Ausstellungspflicht trifft nur Vermieter, die mit Option steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Vermieter ohne steuerpflichtige Umsätze unterliegen ihr nicht (Merkblatt).

Wer als Vermieter mit Option Rechnungen schreibt, kann dafür das Formular für ZUGFeRD-Rechnungen nutzen. Es erzeugt Einzelrechnungen mit 19 % oder 7 % und kennt keine Dauerrechnung. Die Datei prüft der Dienst vor dem Download.

Quellen

Stand: 30. Oktober 2026. Diese Seite hält sich an den Gesetzestext und an das BMF-Schreiben von 2024 (Kopie bei FeRD). Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 änderte es, wir prüften es nicht. Was offen ist, steht ausdrücklich im Text. Dies ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich als Vermieter E-Rechnungen ausstellen?

Nicht bei steuerfreier Vermietung. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG begründet die Pflicht zur Rechnung nur für Umsätze, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Die Vermietung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich steuerfrei. Anders ist es, wenn Sie nach § 9 UStG auf die Steuerbefreiung verzichten. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrem Steuerberater.

Muss ich als Vermieter E-Rechnungen empfangen können?

Wenn Sie Unternehmer sind, ja. Das BMF stellt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 klar, dass die Regeln auch gelten, wenn der Empfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt, zum Beispiel als Vermieter einer Wohnung. Zum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach. Ob Sie Unternehmer im Sinne des Gesetzes sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Gewerbemieten?

Nur, wenn der Vermieter zur Steuerpflicht optiert hat (§ 9 UStG) oder der Umsatz aus einem anderen Grund nicht steuerfrei ist. Dann besteht eine Rechnungspflicht, und zwischen inländischen Unternehmern ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Ohne Option bleibt die Vermietung steuerfrei und die Pflicht zur Rechnung entfällt.

Was heißt Option zur Steuerpflicht bei der Vermietung?

§ 9 Abs. 1 UStG erlaubt es, bestimmte steuerfreie Umsätze, darunter die Vermietung, als steuerpflichtig zu behandeln, wenn der Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird. Bei Grundstücken ist das nur zulässig, soweit der Mieter das Grundstück ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 2 UStG).

Ist die Nebenkostenabrechnung eine E-Rechnung?

Das können wir aus den gelesenen Quellen nicht beantworten. Gesetz und BMF-Schreiben nennen die Nebenkostenabrechnung nicht ausdrücklich. Ob sie umsatzsteuerlich eine Rechnung ist, hängt von der Behandlung der Mietumsätze ab. Fragen Sie dazu Ihren Steuerberater.

Reicht eine PDF-Rechnung vom Handwerker?

Das hängt vom Umsatz des Handwerkers. Für Leistungen im Jahr 2027 darf er noch ein PDF senden, wenn sein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug und Sie zustimmen. Für Leistungen ab 2028 ist die E-Rechnung vorgeschrieben, wenn Sie Unternehmer sind. Rechnungen bis 250 Euro dürfen immer ein PDF sein.