E-Rechnung archivieren: Was Sie aufbewahren müssen

E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Aufbewahren müssen Sie den strukturierten Teil, also die XML-Datei, in ihrer ursprünglichen Form. Ein daraus erzeugtes PDF ist nur eine Ansicht. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen während der ganzen Frist gewährleistet sein.

Was das Gesetz verlangt

Vorschrift	Inhalt
§ 14b Abs. 1 UStG	Das Doppel der selbst ausgestellten Rechnung und alle erhaltenen Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG müssen für den gesamten Zeitraum erfüllt sein. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung.
§ 27 Abs. 40 UStG	Die Achtjahresfrist gilt auch für ältere Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute nennt die Vorschrift einen späteren Stichtag (1. Januar 2026).
§ 14 Abs. 3 UStG	Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Jeder Unternehmer legt selbst fest, wie. Jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren ist zulässig, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.
§ 147 AO	Allgemeine Regeln für Aufbewahrung von Büchern, Belegen und Geschäftsbriefen: Fristen (zehn, acht und sechs Jahre), Beginn mit dem Schluss des Kalenderjahres, Datenträger, Datenzugriff der Finanzbehörde bei einer Außenprüfung.
GoBD	BMF-Schreiben zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Laut IHK Gera und ZDH wurde es am 14. Juli 2025 um die E-Rechnung ergänzt und gilt seitdem sofort.

Wie lange genau?

Ein Beispiel: Eine Rechnung ist am 15. März 2026 ausgestellt. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, also am 31. Dezember 2026, und läuft acht Jahre bis zum 31. Dezember 2034. Das ist die Mindestfrist nach § 14b UStG. Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.

§ 147 Abs. 3 AO nennt für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, für Buchungsbelege acht Jahre und für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die E-Rechnung ordnet § 147 AO keiner dieser Gruppen ausdrücklich zu. Für Rechnungen gilt § 14b UStG mit acht Jahren. Welche Frist für Ihre übrigen Unterlagen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Auffällig ist eine Abweichung auf den Seiten des Bundes: Die FAQ von e-rechnung-bund.de schreiben (gelesen am 30. Oktober 2026), nach § 14b UStG müssten Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Der Gesetzestext nennt acht Jahre. Die Seite bezieht sich auf Rechnungen im Bundeskontext. Prüfen Sie im Zweifel die Vorgabe Ihres Auftraggebers und Ihres Steuerberaters. Die Plattform OZG-RE löscht eingereichte Rechnungen nach 28 Tagen, Ihre eigene Kopie müssen Sie also selbst archivieren (E-Rechnung an den Bund).

Die XML-Datei ist das Original

Eine E-Rechnung ist ihr strukturierter Datensatz. Das BMF schreibt in Rn. 60 seines Schreibens vom 15. Oktober 2024: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt. Die Finanzverwaltung muss ihn maschinell auswerten können. Steckt im Bildteil einer hybriden Rechnung etwas Steuerrelevantes, zum Beispiel ein Buchungsvermerk, ist auch dieser Teil im Original aufzubewahren.

Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD bilden nach Rn. 31 desselben Schreibens die XML-Daten den führenden Teil. Weichen sie vom Bildteil ab, gehen die strukturierten Daten vor. „Lesbar“ meint dort jetzt, dass die Datei maschinenlesbar sein muss. Laut den Fragen und Antworten des BMF ist bei hybriden Formaten ebenfalls der strukturierte Teil maßgeblich.

Die KoSIT sagt es für XRechnung ebenso deutlich: Nur das strukturierte, maschinenlesbare Format (XML) gilt als Originalrechnung, die nach den gesetzlichen Vorgaben zu archivieren ist. Eine aus einer XRechnung erzeugte Visualisierung ist keine gültige XRechnung und nicht für die Langzeitarchivierung gedacht (KoSIT, Hinweis zur Visualisierung).

Sie haben	Das bewahren Sie auf
XRechnung (reine XML)	Die XML-Datei, unverändert. Eine Ansicht aus dem XRechnung-Viewer oder ein Druck ist eine Hilfe zum Lesen, kein Ersatz.
ZUGFeRD / Factur-X (PDF mit XML)	Die komplette Datei, unverändert. So bleiben XML und Bildteil zusammen. Das PDF soll laut FeRD dem Format PDF/A-3 entsprechen, einer PDF-Version für die Langzeitarchivierung.
PDF, das Sie aus der XML erzeugt haben	Nur zusätzlich. Die XML-Datei bleibt das Original.
Papierausdruck	Nur zusätzlich. Laut IHK Gera genügt eine reine Papier- oder PDF-Ablage nicht.
Sonstige Rechnung (PDF oder Papier, in der Übergangszeit)	Wie bisher. Das BMF verweist dafür auf das GoBD-Schreiben (Rn. 61 des Schreibens von 2024).

Daraus folgt: Wandeln Sie eine E-Rechnung nicht in ein Format um, das die XML-Daten verliert, zum Beispiel in ein Bild. Wenn Sie in ein hausinternes Format umwandeln, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie Original und Umwandlung aufbewahren. Ob bei ZUGFeRD die Aufbewahrung der XML allein genügt, beantworten die Quellen unterschiedlich. Die sichere Praxis ist, die ganze Datei zu speichern.

Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit

§ 14 Abs. 3 UStG verlangt diese drei Eigenschaften und überlässt das Verfahren Ihnen. Eine qualifizierte elektronische Signatur oder EDI mit geeigneten Sicherungsverfahren gelten als ausreichend, sind aber nicht Pflicht. Für die meisten Betriebe heißt das: Sie brauchen ein dokumentiertes Verfahren, mit dem Sie zeigen können, dass die Datei seit dem Empfang nicht verändert wurde.

Unversehrtheit: Speichern Sie Dateien an einem Ort mit begrenzten Schreibrechten. Hilfreich sind ein Zugriffsprotokoll oder eine Prüfsumme je Datei. Das Gesetz schreibt das nicht vor.
Lesbarkeit: Die Datei muss maschinenlesbar bleiben. Das BMF versteht darunter laut Rn. 31 genau das. Halten Sie ein Programm bereit, das die Rechnung anzeigt, zum Beispiel den Viewer.
Einsicht der Finanzbehörde: Nach § 147 Abs. 6 AO kann sie bei einer Außenprüfung Einsicht in gespeicherte Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern. Das Gesetz erwähnt dabei die E-Rechnung nicht ausdrücklich. Es gilt für Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden.

Praktische Wege zum Archiv

Weg	Worauf Sie achten
Ordner auf Server oder NAS	Feste Struktur, zum Beispiel Jahr, Monat, Lieferant. Dateiname mit Rechnungsnummer. Schreibrechte begrenzen. Regelmäßige Sicherung an einem zweiten Ort.
Buchhaltungsprogramm oder Dokumentenmanagementsystem	Fragen Sie den Hersteller, ob die Original-XML gespeichert wird, ob Änderungen protokolliert werden und ob Sie die Daten für eine Außenprüfung exportieren können.
Cloud-Speicher	Speicherort nach § 14b Abs. 2 UStG: Inland, bei Online-Zugriff auch übriges EU-Gebiet, dann mit Mitteilung an das Finanzamt. Außerhalb der EU gilt § 146 Abs. 2b AO.
E-Mail-Postfach	Zum Empfangen reicht es laut BMF (Rn. 40). Als Archiv ist es riskant, weil sich Nachrichten verschieben und löschen lassen. Sichern Sie Anhänge in einem eigenen Ablageort.

Unsere Tools verarbeiten Dateien nur im Arbeitsspeicher und speichern nichts. Sie sind deshalb kein Archiv. Sie helfen aber beim Umgang mit dem Eingang: Der E-Rechnung-Prüfer kontrolliert die Datei, bevor Sie sie ablegen. Er prüft Schema und Regeln, nicht den Inhalt der Rechnung. Wie eine Rechnung ankommt und was Sie damit tun, steht in E-Rechnung empfangen. Die Fristen zum Ausstellen finden Sie in E-Rechnung Pflicht und E-Rechnung ab 2027. Kleinunternehmer lesen E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Quellen

Stand: 30. Oktober 2026. Das GoBD-Schreiben des BMF vom 14. Juli 2025 haben wir nicht im Original gelesen. Wir stützen uns auf die Zusammenfassungen von IHK Gera und ZDH. Das BMF-Schreiben von 2024 lasen wir in einer Kopie bei FeRD. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 änderte es, wir prüften es nicht. Dies ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre. Das gilt nach § 14b Abs. 1 UStG für erhaltene Rechnungen und für das Doppel der selbst ausgestellten Rechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. § 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt, danach läuft die Frist nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern läuft.

Reicht es, nur das PDF aufzubewahren?

Bei einer XRechnung gibt es kein PDF, das Original ist die XML-Datei. Bei ZUGFeRD ist der strukturierte Teil in der PDF-Datei maßgeblich. Ein PDF, das Sie aus einer XML erzeugt oder ausgedruckt haben, ist nur eine Ansicht und ersetzt die XML nicht.

Darf ich die E-Rechnung ausdrucken und das Papier ablegen?

Nicht als Ersatz. Laut IHK Gera genügt eine reine Papier- oder PDF-Ablage nicht, weil die strukturierten Rechnungsdaten aufbewahrt werden müssen. Ausdrucke dürfen Sie zusätzlich ablegen. Die XML-Datei bewahren Sie zusätzlich elektronisch auf.

Wo darf ich E-Rechnungen speichern?

Nach § 14b Abs. 2 UStG im Inland. Bei elektronischer Aufbewahrung mit vollständigem Online-Zugriff auch im übrigen EU-Gebiet. Dann müssen Sie dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitteilen. Für Speicherorte außerhalb der EU verweist das Gesetz auf § 146 Abs. 2b AO. Klären Sie Cloud-Dienste vorab mit Ihrem Steuerberater.

Muss mein Archiv zertifiziert sein?

Das Gesetz nennt keine Zertifizierung. § 14 Abs. 3 UStG lässt jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren zu, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Ergänzend gelten die GoBD des BMF. Fragen Sie bei einem Archivsystem den Hersteller, wie er die Anforderungen umsetzt.

Gilt das auch für Rechnungen, die ich selbst ausstelle?

Ja. § 14b Abs. 1 UStG verlangt, das Doppel der selbst ausgestellten Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung ist das die XML-Datei, die Sie versendet haben.