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E-Rechnung mit Lexware: Was der Hersteller sagt und wie Sie Dateien prüfen

Für faktura+auftrag und warenwirtschaft nennt Lexware die Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie einen E-Rechnungsaccount. Empfangene Dateien zeigt der Lexware document viewer an. Welche Version Ihr Programm braucht, steht laut Hersteller in der Lexware-Hilfe. Die Cloud-Software hat eine eigene Seite. Dateien prüfen Sie hier kostenlos.

Lexware bietet neben der Cloud-Software Lexware Office (früher lexoffice) Programme wie faktura+auftrag, warenwirtschaft, handwerk und financial office an. Diese Seite fasst zusammen, was Lexware für diese Programme zur E-Rechnung schreibt. Zu Lexware Office gibt es eine eigene Seite.

Was der Hersteller sagt

ThemaAussage laut HerstellerQuelle und Stand
Formate Lexware nennt für den E-Rechnungsversand XRechnung und ZUGFeRD (Basic, EN16931, Extended). Das Format „PDF (signiert)“ gilt laut Lexware seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Lexware: E-Rechnung in den Lexware-Programmen (Desktop), gelesen am 30. Oktober 2026
Ausstellen Die Einrichtung läuft in faktura+auftrag und warenwirtschaft über einen E-Rechnungsaccount unter Extras, eRechnung/Poststelle. Das gewünschte Format hinterlegen Sie in den Kundendaten. Jeder E-Rechnungs-Beleg wird laut Lexware über den Dienstleister Cegedim validiert und deshalb nicht als normale E-Mail aus dem Postausgang verschickt. Lexware Support: Tipps und allgemeine Antworten zur E-Rechnung, gelesen am 30. Oktober 2026
Formate Für ZUGFeRD empfiehlt Lexware die Variante EN16931. ZUGFeRD Extended ist nur für Abschlags- und Sammelrechnungen freigeschaltet. Eine XRechnung braucht für den Versand aktuell eine Leitweg-ID; ohne gültige ID entsteht laut Lexware trotzdem eine konforme Datei. Die Bestellnummer ist bei der XRechnung ein Pflichtfeld. Lexware Support: Tipps und allgemeine Antworten zur E-Rechnung, gelesen am 30. Oktober 2026
Empfangen Ab dem Update Januar 2025 lassen sich empfangene E-Rechnungen laut Lexware in warenwirtschaft und handwerk einlesen und in eine Eingangsrechnung wandeln. Die Software prüft dabei die Konformität nach EN16931. Der Lexware document viewer ist über Extras erreichbar. Lexware Support: Tipps und allgemeine Antworten zur E-Rechnung, gelesen am 30. Oktober 2026
Sonstiges Lexware warnt: Eine validierte E-Rechnungsdatei sollten Sie nie in einem externen PDF-Programm speichern, sonst kann der eingebettete Anhang verloren gehen. Lädt man nur das XML einer ZUGFeRD-Rechnung in einen Validator, kann dieser melden, dass das Feld Buyer Reference (BT-10) fehlt. BT-10 trägt bei der XRechnung die Leitweg-ID und ist dort Pflicht. Lexware Support: Tipps und allgemeine Antworten zur E-Rechnung, gelesen am 30. Oktober 2026
Sonstiges Lexware führt auf einer Übersichtsseite folgende Produkte mit E-Rechnung-Formaten auf: Lexware Office, faktura+auftrag, warenwirtschaft, financial office, handwerk, business sowie neue steuerkanzlei und büroservice komplett für Mandantenfirmen. Lexware: E-Rechnung, alles Wichtige zur elektronischen Rechnung, gelesen am 30. Oktober 2026

Laut Hersteller prüfen

Zu diesen Punkten konnten wir keine belegbare Aussage finden. Klären Sie sie beim Hersteller:

  • Ab welcher Programmversion Ihr Lexware-Programm E-Rechnungen erzeugt: laut Hersteller prüfen. Die Seiten nennen für die Desktop-Programme sowohl „ab Version 2020“ als auch „ab Version 2025“, je nach Seite und Zusammenhang.
  • Welche Funktionen (Annehmen und Validieren, Versenden, Verbuchen, Archivieren) Ihr Produkt im Einzelnen enthält: Tabelle auf der Lexware-Seite zur Desktop-E-Rechnung und Programmhilfe prüfen.
  • Ob die Programme Lexware kassenbuch und Lexware archivierung, die in der Übersichtstabelle stehen, E-Rechnungen selbst ausstellen oder nur ablegen: laut Hersteller prüfen.
  • Welche Daten beim Versand an den Dienstleister Cegedim zur Validierung übertragen werden (Datenschutz): laut Hersteller prüfen.

So nutzen Sie die kostenlosen Tools mit Dateien aus Lexware

  1. Datei unverändert sichern. Speichern Sie die E-Rechnungsdatei aus dem Beleg und öffnen Sie sie nicht in einem anderen PDF-Programm zum erneuten Speichern. Lexware warnt, dass dabei der eingebettete Anhang verloren gehen kann.
  2. Im Prüfer testen. Laden Sie das ZUGFeRD-PDF oder die XRechnung-XML in den E-Rechnung-Prüfer (E-Rechnung prüfen). ZUGFeRD Basic prüft der Prüfer gegen EN 16931 und zeigt dazu einen Hinweis. MINIMUM und BASIC WL lehnt er ab.
  3. Käuferreferenz verstehen. Meldet ein Prüfer, dass die Käuferreferenz fehlt, schlagen Sie BR-DE-15 nach. Lexware erklärt, dass BT-10 bei der XRechnung die Leitweg-ID trägt und deshalb dort Pflicht ist.
  4. XML lesen. Eine XRechnung öffnen Sie im XRechnung-Viewer (XRechnung-Viewer). Aus einem ZUGFeRD-PDF liest der Viewer die eingebettete XML aus. Beträge prüfen Sie dort neben dem Beleg, zum Beispiel bei der Rechenregel BR-CO-15.
  5. Alternative ohne Account. Wenn Ihr Programm keine E-Rechnung ausgibt, erzeugt ZUGFeRD-Rechnung erstellen ein ZUGFeRD-PDF mit Profil EN 16931. Bei einer XRechnung für Behörden ersetzt das die Lexware-Funktion nicht.

Diese Website steht in keiner Verbindung zu Lexware oder zur Haufe Group. Unsere Werkzeuge importieren keine Daten aus Lexware-Programmen und greifen nicht darauf zu. Sie laden Dateien selbst hoch. Lexware und die genannten Produktnamen sind Namen ihrer Inhaber.

Seiten des Herstellers

Mehr zum Thema: E-Rechnung Pflicht, erlaubte Formate und E-Rechnung mit anderer Software.

Quellen

Stand: . Aussagen über Produkte stammen von den verlinkten Seiten der Hersteller und sind mit dem Lesedatum versehen. Angebote ändern sich: Prüfen Sie den aktuellen Stand beim Hersteller. Wir sind mit keinem Hersteller verbunden. Dies ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Wie richte ich die E-Rechnung in Lexware faktura+auftrag oder warenwirtschaft ein?

Lexware nennt drei Schritte: einen E-Rechnungsaccount unter Extras, eRechnung/Poststelle anlegen, Belege im gewünschten Format verarbeiten und das Format in den Kundendaten hinterlegen. Für Details verweist Lexware auf Videos und eine Anleitung. Welche Version Sie brauchen, prüfen Sie laut Hersteller.

Welche Formate bietet Lexware: XRechnung oder ZUGFeRD?

Lexware nennt XRechnung und ZUGFeRD in den Varianten Basic, EN16931 und Extended. Für ZUGFeRD empfiehlt Lexware EN16931. Extended ist nur für Abschlags- und Sammelrechnungen freigeschaltet. Eine „PDF (signiert)“-Rechnung ist laut Lexware seit 1. Januar 2025 keine E-Rechnung.

Brauche ich für eine XRechnung aus Lexware eine Leitweg-ID?

Laut Lexware benötigt der Versand einer XRechnung aktuell eine Leitweg-ID. Ohne gültige ID entsteht trotzdem eine konforme XRechnung-Datei, die Sie manuell weitersenden oder in ein Eingangsportal hochladen können. Was die Leitweg-ID ist und wie sie aufgebaut ist, erklärt unsere Seite zur Leitweg-ID.

Wie lese ich empfangene E-Rechnungen in Lexware ein?

Ab dem Update Januar 2025 lassen sich empfangene E-Rechnungen laut Lexware in warenwirtschaft und handwerk einlesen und in eine Eingangsrechnung wandeln. Dabei wird die Konformität nach EN16931 geprüft. Der Lexware document viewer zeigt E-Rechnungen an. Für andere Programme prüfen Sie die Lexware-Übersichtstabelle.

Warum meldet ein Prüfer, dass die Käuferreferenz BT-10 fehlt?

Lexware schreibt: Wer nur das XML einer ZUGFeRD-Rechnung in einen Validator lädt, kann die Meldung erhalten, dass Buyer Reference (BT-10) fehlt. Bei der XRechnung trägt BT-10 die Leitweg-ID und ist Pflicht. Die Seite zur Regel BR-DE-15 erklärt, was verlangt wird.

Wird eine E-Rechnung aus Lexware als normale E-Mail versendet?

Nein, schreibt Lexware. Jeder E-Rechnungs-Beleg wird über den Dienstleister Cegedim validiert und als XML erzeugt. Eine E-Rechnung landet deshalb nicht als normale E-Mail im Postausgang. Der Übertragungskanal bleibt E-Mail, der Empfänger erhält die Datei im Posteingang.

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