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E-Rechnung mit Outlook: Was der Hersteller sagt und wie Sie Dateien prüfen

Outlook ist ein E-Mail-Programm. Microsoft beschreibt, wie Sie Anlagen speichern, und nennt Größenlimits dafür. Eine Aussage zu E-Rechnungen in Outlook fanden wir nicht. Speichern Sie die Anlage einer Rechnungs-Mail unverändert und prüfen Sie die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF hier kostenlos.

Microsoft Outlook verwaltet E-Mails, Termine und Kontakte. Für E-Rechnungen ist Outlook in der Praxis meist der Weg, auf dem Dateien ankommen. Die gelesenen Support-Seiten von Microsoft beschreiben Anlagen, nicht E-Rechnungen.

Was der Hersteller sagt

ThemaAussage laut HerstellerQuelle und Stand
Empfangen Eine Anlage speichern Sie im neuen Outlook über den Dropdownpfeil und „Herunterladen“, für alle Anlagen einer Nachricht über „Alle herunterladen“. Im klassischen Outlook heißen die Befehle „Speichern unter“ und „Alle Anlagen speichern“, in Outlook im Web „Herunterladen“. Microsoft Support: Öffnen, Speichern und Bearbeiten von Anlagen, die in Outlook empfangen wurden, gelesen am 30. Oktober 2026
Sonstiges Outlook blockiert das Senden und Empfangen bestimmter Dateitypen als Anlagen. In der Liste der blockierten Dateitypen auf der Microsoft-Seite stehen weder PDF noch XML. Bei einem Exchange-Konto kann der Administrator Blockierungen ändern. Microsoft Support: Blockierte Anlagen in Outlook, gelesen am 30. Oktober 2026
Sonstiges Für Internet-E-Mail-Konten (POP3, IMAP, HTTP) gilt in Outlook 2013 und neuer standardmäßig ein Limit von 20 MB für Anlagen. Bei einem Exchange-Postfach liegt der Standard bei 10 MB; den Wert legt der Exchange-Administrator fest. Microsoft Learn: Die Größe des Anhangs überschreitet das zulässige Limit (Outlook), gelesen am 30. Oktober 2026
Formate E-Rechnung-Funktionen beschreibt Microsoft für Dynamics 365 Business Central: Die deutsche Lokalisierung unterstützt ab Version 26.3 XRechnung (nur UBL), Peppol BIS 3 und ZUGFeRD und extrahiert aus empfangenen ZUGFeRD-PDFs die eingebettete XML. Das betrifft Business Central, nicht Outlook. Microsoft Learn: Elektronische Fakturierung in Deutschland, Business Central, gelesen am 30. Oktober 2026

Laut Hersteller prüfen

Zu diesen Punkten konnten wir keine belegbare Aussage finden. Klären Sie sie beim Hersteller:

  • Ob Outlook oder Microsoft 365 E-Rechnungen (XML, ZUGFeRD) selbst anzeigt, prüft oder weiterleitet: laut Hersteller prüfen. Auf den gelesenen Microsoft-Seiten steht dazu nichts.
  • Welche Größenlimits für Ihr Postfach gelten (Exchange Online, Microsoft 365): beim Administrator erfragen, weil der Wert konfigurierbar ist.
  • Ob Ihr Unternehmen Anhänge einer bestimmten Endung filtert (Mail-Sicherheit): beim Administrator erfragen.

So nutzen Sie die kostenlosen Tools mit Dateien aus Outlook

  1. Anlage speichern. Speichern Sie die Anlage der Rechnungs-Mail, zum Beispiel mit „Herunterladen“ im neuen Outlook. Öffnen Sie die Datei nicht zum Bearbeiten. Eine XRechnung hat die Endung .xml, eine ZUGFeRD-Rechnung die Endung .pdf.
  2. Datei prüfen. Laden Sie die Datei in den E-Rechnung-Prüfer (E-Rechnung prüfen). Die Größe ist auf 10 MB begrenzt, der Prüfer verarbeitet die Datei im Arbeitsspeicher und speichert sie nicht.
  3. Inhalt lesen. Eine XML-Datei sieht im E-Mail-Programm wie Quelltext aus. Der XRechnung-Viewer (XRechnung-Viewer) macht daraus eine lesbare Seite. Ein ZUGFeRD-PDF liest der Viewer ebenfalls.
  4. Fehlerhafte Rechnung zurückgeben. Zeigt der Prüfer einen Fehler wie BR-CO-15 (BR-CO-15), schicken Sie dem Aussteller den Regelcode zusammen mit der Datei und bitten Sie um eine korrigierte Rechnung.
  5. Aufbewahren. Bewahren Sie die erhaltene Originaldatei unverändert auf. Wie lange und in welcher Form, steht auf E-Rechnung archivieren.

Diese Website ist nicht mit Microsoft verbunden. Unsere Werkzeuge lesen keine Postfächer, greifen nicht auf Outlook zu und importieren nichts daraus. Sie laden Dateien selbst hoch. Microsoft und Outlook sind Namen ihrer Inhaber.

Seiten des Herstellers

Mehr zum Thema: E-Rechnung Pflicht, erlaubte Formate und E-Rechnung mit anderer Software.

Quellen

Stand: . Aussagen über Produkte stammen von den verlinkten Seiten der Hersteller und sind mit dem Lesedatum versehen. Angebote ändern sich: Prüfen Sie den aktuellen Stand beim Hersteller. Wir sind mit keinem Hersteller verbunden. Dies ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann Outlook E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD öffnen?

Eine Aussage von Microsoft dazu fanden wir nicht. Outlook zeigt Anlagen in der Vorschau oder speichert sie. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die Sie im XRechnung-Viewer lesbar machen. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteter XML, die der E-Rechnung-Prüfer ausliest.

Wie speichere ich die Rechnung aus einer Outlook-Mail?

Im neuen Outlook wählen Sie beim Dropdownpfeil der Anlage „Herunterladen“ oder für alle Anlagen „Alle herunterladen“. Im klassischen Outlook nutzen Sie „Speichern unter“ oder „Alle Anlagen speichern“. In Outlook im Web wählen Sie die drei Punkte neben der Anlage und „Herunterladen“.

Blockiert Outlook XML- oder PDF-Anlagen?

Auf der Microsoft-Seite zu blockierten Anlagen stehen weder PDF noch XML in der Liste der gesperrten Dateitypen (gelesen am 30. Oktober 2026). Bei einem Exchange-Konto kann der Administrator die Blockierung ändern. Kommt eine Datei nicht an, fragen Sie Ihre IT.

Wie groß darf eine E-Mail mit E-Rechnung sein?

Microsoft nennt für Internet-E-Mail-Konten in Outlook standardmäßig 20 MB für Anlagen und für Exchange-Postfächer standardmäßig 10 MB, konfigurierbar durch den Administrator. Der E-Rechnung-Prüfer auf dieser Website nimmt Dateien bis 10 MB an.

Muss ich E-Rechnungen aus Outlook aufbewahren?

Ja, als Unternehmer. § 14b UStG verlangt, erhaltene Rechnungen acht Jahre aufzubewahren, und sie müssen lesbar und unverändert bleiben. Wie das praktisch geht, erklärt die Seite „E-Rechnung archivieren“. Microsoft sagt zu E-Rechnungen in Outlook auf den gelesenen Seiten nichts.

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