E-Rechnung mit Word: Was der Hersteller sagt und wie Sie Dateien prüfen
Word speichert Dokumente laut Microsoft als PDF und bietet dafür eine PDF/A-Option nach ISO 19005-1. Von XRechnung, ZUGFeRD oder eingebetteter XML schreibt Microsoft dort nichts. Ein PDF ohne eingebettete XML ist keine E-Rechnung. Aus Ihrem PDF erzeugen Sie hier kostenlos ein ZUGFeRD-PDF.
Rechnungen aus einer Word-Vorlage sind verbreitet. Microsoft beschreibt auf seinen Support-Seiten, wie Word ein Dokument als PDF speichert oder exportiert. Eine Aussage zu E-Rechnungen steht dort nicht.
Was der Hersteller sagt
| Thema | Aussage laut Hersteller | Quelle und Stand |
|---|---|---|
| Ausstellen | In Word-Desktop-Programmen speichern Sie ein Dokument laut Microsoft über Datei, Speichern unter oder Kopie speichern und den Dateityp PDF. Microsoft schreibt, dass dafür keine anderen Programme oder Add-Ins nötig sind. | Microsoft Support: Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps, gelesen am 30. Oktober 2026 |
| Ausstellen | In Word für das Web wählen Sie Datei, Exportieren und dann „Als PDF herunterladen“, wahlweise mit Kommentaren. | Microsoft Support: Word-Dokument als PDF exportieren (Word für das Web), gelesen am 30. Oktober 2026 |
| Formate | Als PDF-Option nennt Microsoft „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“, die das PDF als Archivierungsstandard ausgibt. Das ist Teil 1 der PDF/A-Norm. Von XRechnung, ZUGFeRD, E-Rechnung oder einer eingebetteten XML-Datei ist auf der Seite keine Rede. | Microsoft Support: Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps, gelesen am 30. Oktober 2026 |
| Sonstiges | Microsoft weist darauf hin, dass viele Programme, auch Word, PDF-Dateien öffnen und bearbeiten können. Das Weitergeben als PDF reiche deshalb nicht aus, um zu garantieren, dass der Empfänger die Datei nicht ändern kann. | Microsoft Support: Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps, gelesen am 30. Oktober 2026 |
Laut Hersteller prüfen
Zu diesen Punkten konnten wir keine belegbare Aussage finden. Klären Sie sie beim Hersteller:
- Ob Word oder ein Microsoft-365-Dienst ein PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD, PDF/A-3) erzeugt: laut Hersteller prüfen. Auf den gelesenen Seiten steht dazu nichts.
- Welche PDF/A-Teile (1, 2 oder 3) Ihre Word-Version ausgibt: Programmhilfe der installierten Version prüfen. Die Microsoft-Seite nennt nur ISO 19005-1.
- Ob Ihre Word-Vorlage alle Pflichtangaben enthält: Ihre Steuerberatung fragen.
So nutzen Sie die kostenlosen Tools mit Dateien aus Word
- Dokument als PDF speichern. Speichern Sie die Rechnung in Word als PDF (Datei, Speichern unter, PDF; im Web: Datei, Exportieren). Die PDF/A-Option von Word können Sie einschalten. Ob das Ergebnis alle Anforderungen von PDF/A-3 erfüllt, prüft unser Tool nicht, zum Beispiel eingebettete Schriften.
- Rechnungsdaten bereithalten. Halten Sie die Angaben aus dem Dokument bereit: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersatz. Das Tool liest Ihr PDF nicht aus, Sie tragen die Daten im Formular ein.
- PDF umwandeln. Öffnen Sie PDF in ZUGFeRD umwandeln und laden Sie das PDF hoch. Die Seite erzeugt die XML im Profil EN 16931, bettet sie ein und prüft die Datei. Sie erhalten sie nur, wenn sie gültig ist.
- Ergebnis ansehen. Prüfen Sie die Datei im ZUGFeRD-Validator (ZUGFeRD-Validator). Im XRechnung-Viewer (XRechnung-Viewer) vergleichen Sie die Angaben aus der XML mit Ihrem PDF. Beträge und Namen müssen übereinstimmen.
Diese Website ist nicht mit Microsoft verbunden. Unsere Werkzeuge öffnen keine Word-Dateien und greifen nicht auf Word zu. Sie laden ein PDF hoch und geben die Daten selbst ein. Microsoft und Word sind Namen ihrer Inhaber.
Seiten des Herstellers
- Microsoft Support: Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps (gelesen am 30. Oktober 2026)
- Microsoft Support: Word-Dokument als PDF exportieren (Word für das Web) (gelesen am 30. Oktober 2026)
Mehr zum Thema: E-Rechnung Pflicht, erlaubte Formate und E-Rechnung mit anderer Software.
Quellen
Stand: . Aussagen über Produkte stammen von den verlinkten Seiten der Hersteller und sind mit dem Lesedatum versehen. Angebote ändern sich: Prüfen Sie den aktuellen Stand beim Hersteller. Wir sind mit keinem Hersteller verbunden. Dies ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Kann Word eine E-Rechnung erzeugen?
Auf den Support-Seiten von Microsoft steht, dass Word Dokumente als PDF speichert oder exportiert. XRechnung, ZUGFeRD oder eine eingebettete XML nennt Microsoft dort nicht. Ob Ihre Word-Version mehr kann, müssen Sie laut Hersteller prüfen. Ein PDF ohne XML-Daten ist keine E-Rechnung.
Ist die PDF/A-Option von Word ein ZUGFeRD?
Nein. Microsoft beschreibt die Option „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“ als Archivierungsformat und sagt nichts von XML-Daten im PDF. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Rechnung. Das PDF/A-Format allein macht aus einer Rechnung noch keine E-Rechnung.
Wie exportiere ich ein Word-Dokument als PDF?
In Word für Microsoft 365 wählen Sie Datei, Speichern unter oder Kopie speichern und den Dateityp PDF. In Word für das Web wählen Sie Datei, Exportieren, „Als PDF herunterladen“. Das beschreibt Microsoft auf seinen Support-Seiten; die Menünamen können je nach Version abweichen.
Muss ich meine Word-Rechnungen auf E-Rechnung umstellen?
Für Leistungen an andere Unternehmer im Inland ja, in Stufen nach § 27 Abs. 38 UStG. Ausnahmen gibt es unter anderem für Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Diese dürfen weiter als sonstige Rechnung übermittelt werden. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.
Kann der Empfänger eine als PDF gesendete Word-Rechnung ändern?
Microsoft schreibt, dass Programme wie Word PDF-Dateien öffnen und bearbeiten können und das Teilen als PDF nicht garantiert, dass der Empfänger die Datei nicht ändert. § 14 Abs. 3 UStG verlangt, dass Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Wie Sie das sicherstellen, entscheiden Sie als Unternehmer.